Nell’organizzazione di un evento la location è una scelta fondamentale che va fatta soprattutto con la testa, valutando una serie di aspetti importanti. Molte persone ritengono infatti che scegliere una location superlussuosa sia sufficiente per garantirsi il successo della manifestazione. In realtà la location non deve essere decontestualizzata dalla tipologia di evento, anzi proprio in sua funzione va scelta con grande cura. Uno yacht o un albergo a 5 stelle sicuramente saranno in grado di sorprendere gli ospiti affascinati da tanta opulenza, ma è davvero questo lo scopo dell’evento? Per evitare passi falsi e spendere soldi a vuoto è opportuno affidarsi ad un’agenzia esperta nell’organizzazione e nella gestione di eventi aziendali.
Organizzare un evento aziendale richiede un esborso economico non indifferente, quindi è opportuno ottimizzare i costi scegliendo una soluzione adatta alle proprie necessità. Generalmente bisognerebbe scegliere un hotel facilmente raggiungibile con vari mezzi, magari in prossimità della stazione, dell’aeroporto o dell’uscita autostradale. Se invece l’obiettivo è offrire ai partecipanti un luogo ricercato e suggestivo la scelta potrebbe ricadere su un monastero, una villa storica, un agriturismo rustico ma grazioso, un museo dotato di sala convegni ecc. Nel caso in cui l’evento preveda un gran numero di persone è consigliabile scegliere spazi ampi ma non dispersivi, come ad esempio i teatri o i cinema che possono essere fittati quando non sono utilizzati.
Poiché gli aspetti da considerare sono davvero molti è opportuno rivolgersi ad un’agenzia di organizzazione e gestione eventi, che si occupa a 360 gradi della cura di ogni minimo dettaglio o particolare. Prima di selezionare la location bisogna porsi altre domande di natura logistica per capire se è la scelta giusta per il proprio evento. Se ad esempio molte persone giungono con l’auto è opportuno che la struttura selezionata sia dotata di un ampio parcheggio. Scegliere un bellissimo albergo che affacci sul mare ma senza un’apposita area dove parcheggiare provocherebbe non pochi disagi agli invitati.
A proposito di spazi bisogna scegliere attentamente il format dell’evento (convegno, meeting, cocktail party in piedi, seminario ecc). Se sono state invitate 300 persone non avrebbe senso prenotare una bellissima struttura nel centro storico della città capace di ospitare solo 100 persone. Tendenzialmente le location con costi più competitivi attirano di più, ma il prezzo non è l’unica discriminante per scegliere una struttura. Bisogna infatti chiedersi se quella location, ad un prezzo così appetibile, offra anche tavoli, sedie, videoproiettori, strutture audiovisive ecc. Se la risposta è negativa sarebbe necessario un ulteriore esborso di denaro non previsto, sforando il budget previsto. Per evitare questi spiacevoli inconvenienti la cosa migliore è mettere tutto nelle mani di un’agenzia capace di gestire ed organizzare un evento dalla A alla Z.